Для перевода и легализации документов для зарубежья и России используют следующие виды копий документов:
Дубликат - цветная копия подлинника (оригинала) документа, которая выдает тем же органом, где был выдан оригинал в случаях утери или порчи оригинала. При этом дата выдачи и серийный номер,конечно, изменятся. Имеет юридическую силу подлинника.
Нотариальная копия - черно-белая копия с оригинала документа. Выполняется исключительно нотариусом при предъявлении оригинала документа. Оригинал при этом не должен быть ламинированным и содержать какие-либо изъяны. Нотариус подтверждает только то, что копия снята с оригинала, при этому не отвечает за подлинность фактов, изложенных в оригинале. Поэтому нотариальная копия хоть и имеет юридическую силу в большом количестве стран и учреждений, но не во всех .
Нотариальная копия с копии - черно-белая копия с нотариальной копии документа. Выполняется исключительно нотариусом при предъявлении нотариальной копии, выполненной так же одним из нотариусом России. Скорее крайний случай, если оригинал утерян, а еще один экземпляр документа, имеющий юридическую силу необходим.
Копия, заверенная организацией - черно-белая копия, заверенная начальником общего отдела университета (печатью и подписью), начальником канцелярии компании или организации (печатью и подписью). Такие копии часто имеют юридическую силу подлинного документа и требуются в тех случаях, когда принимающая сторона понимает, что оригинал документа должен находиться внутри организации и не может быть выдан.
Электронный документ - документ, подписанный ЭЦП (электронной цифровой подписью). Пока он "в компьютере", он считается подлинником документа, т.е. как если бы на нем стояла живая печать и подпись руководителя. Но как только вы его распечатали, он теряет силу и требует нотариальное удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, по-другому подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом документа содержанию документа, представленного нотариусу.
Электронная копия документа - это, простыми словами, скан любого документа. В судебном делопроизводстве такие сканы называют "электронные образы документа". Электронные образы документом приобретают юридическую силу ТОЛЬКО если подписаны электронной подписью.
Распечатка скан-копии - черно-белая или цветная копия документа,полученная с помощью принтера. Не имеет юридической силы, НО подходит для использования на территории РФ и зарубежья в случаях, когда требуется перевод иностранного документа с нотариальным или иным заверением. Почему? потому что переводчик и нотариус не могут убедиться в подлинности иностранного документа никаким образом, они удостоверяют исключительно верность перевода и подпись переводчика соответственно. Если принимающая сторона хочет убедиться в подлинности первичного документа, она предъявляет требования о его легализации или предоставлении оригинала.
Ксерокопия документа - черно-белая копия документа, полученная с помощью копировальной машины. Юридическая сила идентична силе распечатки скан-копии.